Wilt u producten op tijd leveren en uw restaurantbedrijf laten groeien? Zo JA, dan zijn hier 50 beste tips & tricks voor restaurantbeheer voor 2019.
Het beheren van een restaurant biedt een overvloed aan uitdagingen en een van de belangrijkste is hoe u de inventaris van het restaurant kunt bijhouden. Voorraadbeheer is het beheer van inventaris en voorraad. Als onderdeel van supply chain management omvat voorraadbeheer aspecten zoals het controleren en controleren van bestelvoorraden, opslag van voorraad en het controleren van de hoeveelheid te koop aangeboden product.
Met uw slanke marges is kostenbeheersing de sleutel tot succes en uiteindelijk meer winst. Aangezien voedsel en arbeid meestal uw grootste kostenpost zijn, is het absoluut noodzakelijk om een proces en beleid voor het inventariseren van restaurants voor uw bedrijf te hebben.
Wat is het belang van inventarisatie in een restaurant?
Het belangrijkste doel van inventarisatie is om de hoeveelheid artikelen te meten die uw restaurant in de loop van de tijd gebruikt, om dat te vergelijken met uw verkopen en om de kloof tussen de productiewaarde en de verkoop te onderzoeken. Het inventarisbeheer van restaurants is ook erg belangrijk om uw winkel op orde te houden en het is ook nuttig om verspilling van ingrediënten en middelen te verminderen.
Het belang van voorraadbeheer kan niet genoeg worden benadrukt in een restaurantbedrijf. Uw voedselvoorraadplan houdt alles op zijn plaats, georganiseerd en verbonden - en één klein overzicht kan een ingrijpende verandering voor uw bedrijf tot gevolg hebben.
Het bijhouden van uw keukeninventaris leidt tot beter geïnformeerde planning en besluitvorming. Als u de inventaris niet effectief bijhoudt, is uw prognose mogelijk uitgeschakeld, waardoor uw leveringsbestellingen onnauwkeurig zijn, wat veel tijd, middelen en geld verspilt.
Hoewel sommige managers het voorraadbeheer niet belangrijk vinden, is het een beetje een probleem. Statistisch gezien komt 16% van je eten in de prullenbak terecht. 75% van de werknemers zegt dat ze ooit van hun werkgever zijn gestolen, wat neerkomt op maar liefst 7% van uw omzet. En restaurants die regelmatig inventariseren, kunnen hun winst tot 24% per jaar verhogen.
Hier zijn nog andere redenen om de inventaris van restaurants regelmatig te doen.
een. Voorraadbeheer speelt een zeer cruciale rol in alle aspecten van uw restaurant - van de leveringsorders die u maakt tot de klantorders die u neemt. Omdat dit deel van het werk er altijd zal zijn, is het besteden van tijd om te begrijpen hoe te inventariseren en het toepassen van software voor voorraadbeheer een investering die de moeite waard is.
b. Ken uw financiële status: het meten van de financiële gezondheid van een restaurantbedrijf gaat veel verder dan weten hoeveel er op de bankrekening staat. Dit cijfer geeft niet aan hoeveel product u bij de hand hebt of hoeveel geld deze voorhanden goederen vertegenwoordigen.
Met behulp van een efficiënte inventaris kunt u eenvoudig cijfers berekenen die essentieel zijn voor het begrijpen van de financiële gezondheid van uw bedrijf ... zoals de kosten van verkochte goederen. In vergelijking met de omzet geeft de kostprijs van de verkochte goederen u het beste inzicht in uw winstmarges.
U kunt gebruik maken van deze eenvoudige formule:
- (Kosten van verkochte goederen + arbeidskosten) / Totale omzet = Prime Cost
- Als het aantal dat je krijgt meer dan 60% is ... zit je in de problemen.
c. Verwacht gebruik van inventaris bijhouden: normaal gesproken is het dezelfde hoeveelheid items die van week tot week vanuit de voorraadkast wordt gebruikt. Dus tenzij er een speciale gebeurtenis plaatsvond, moet u erachter komen waarom er een significante verandering was in het aantal benodigdheden dat vanuit de voorraadkast werd gebruikt. Met een regelmatige restaurantinventaris kun je:
- Identificeer onmiddellijk significante stijgingen of dalingen in voedselgebruik
- Verhoog het aantal bestellingen om een tekort te voorkomen
- Bestelling verlagen om een overschot te voorkomen
d. Verminder voedselverspilling: voedselverspilling heeft invloed op het succes van een restaurant en de samenleving als geheel. Alleen al in de Verenigde Staten werd alleen al in 2010 ongeveer 133 miljard pond voedsel verspild. En ondanks de strikte strategieën om deze trend te bestrijden, is het cijfer sindsdien relatief stil gebleven. De waarheid blijft echter dat, hoe hard je het ook probeert, er nog steeds een aantal benodigdheden zijn die kapot gaan voordat je ze kunt gebruiken. Maar u moet er alles aan doen om dit verlies voor het welzijn van uw restaurant te verminderen.
De eerste stap in het verminderen van verspilling is het identificeren van uw verspilling ... wat u niet kunt doen zonder een betrouwbare inventaris. Gemiddelde afvalpercentages zijn 3, 11 procent voor een full-service restaurant. Als je je berekeningen uitvoert en je ontdekt dat je gemiddelde verspilling meer dan 3, 11 procent is, verspil je voedsel onnodig en verlies je dus geld.
e. Bestrijdingsdiefstal: zoveel als u uw werknemers wilt vertrouwen, valt niet te ontkennen dat er een grote kans is dat u een slecht ei zou kunnen inhuren dat van u zal proberen te stelen. Bedrijven in de Verenigde Staten verliezen jaarlijks tussen $ 40 en $ 400 miljard door diefstal van werknemers. Deze diefstal draagt bij aan het faillissement van 50% van alle bedrijven.
Door een consistente inventaris bij te houden en eventuele opvallende onregelmatigheden te onderzoeken, kunt u diefstal beperken en zelfs betrappen. Niets moedigt een dief aan zoals weten dat er geen systeem op de grond is om zijn of haar acties te controleren. Als een bonus, het zichtbaar maken en controleren van uw inventaris zou al het afschrikmiddel kunnen zijn dat werknemers niets in hun tas hoeven te steken voor het einde van de dienst.
f. Voorkom overbestellen: zoals eerder vermeld, is verspilling een groot probleem voor veel restaurantbedrijven. Toegegeven, je wilt niet dat je achterkamer leeg is. Maar u wilt ook niet dat de inhoud van uw achterkamer een onevenredig groot percentage van het kapitaal van uw restaurant uitmaakt. Door regelmatige inventarisaties uit te voeren, weet u hoeveel boodschappen u nodig heeft en voorkomt u overbestellingen.
Dit in gedachten houdend, is het duidelijk dat voorraadbeheer erg belangrijk is voor het succes van een restaurantbedrijf. Het juiste moment kennen om bepaalde artikelen opnieuw toe te voegen, hoeveel van dergelijke artikelen te kopen, hoeveel te betalen, wanneer te verkopen en tegen welke prijs kunnen moeilijke keuzes worden zonder de juiste informatie.
Gezien de aanzienlijke kosten en baten van voorraden, besteden restaurants veel tijd aan het uitzoeken wat het optimale voorraadniveau is dat te allen tijde moet worden gehandhaafd om op elk moment niet te veel of te weinig voorraad te hebben. op tijd.
Hier zijn 50 beste tips en trucs voor het beheer van restaurantinventarissen die gegarandeerd uw bedrijf helpen.
50 beste tips en trucs voor restaurantinventarisbeheer voor 2019
- Begin met uw kritieke items
Uw menu is een zeer kritisch onderdeel van uw restaurantbedrijf en als zodanig een goed uitgangspunt voor uw voorraadbeheer. Er zijn waarschijnlijk een paar items die bestsellers in uw menu zijn (vooral die met hoge waarde maar lage kosten), dus u kunt het zich niet veroorloven om de inventaris die voor deze items nodig is verkeerd te beheren. U moet de "strengste" controle hebben over uw kritieke items. Deze items moeten elke ploeg worden geïnventariseerd en op zijn minst elke dag.
2. Stel Pars in voor elk artikel: in voorraad is "par" het niveau waarop de voorraad wordt aangevuld. Als u Par instelt, kunt u voldoende voorraad bij de hand houden, zodat u niet te weinig krijgt. Veel operaties bepalen de norm op het niveau van de dagelijkse verkoop plus levertijd, om ervoor te zorgen dat het bedrijf nooit zonder die essentiële items zit.
Alleen weten hoeveel je bij de hand hebt, is van geen waarde, tenzij je dat aantal koppelt aan je productie en verkoop. Vergeet niet de par toe te voegen aan uw directe telling om te weten wanneer en hoeveel u moet bestellen. Dit helpt ook om uw verkoopeenheden bij te houden.
3. Implementeer een proces voor restaurantinventarisbeheer: neem de tijd om een proces te implementeren en houd u eraan! Bepaal de beste tijd om uw inventaris te doen die aansluit bij uw bestelproces en levering. Neem de tijd om de inventaris op te maken of houd uw managers verantwoordelijk om de inventaris te voltooien. Vergeet niet dat hoe complexer en gevarieerder uw menu is, hoe belangrijker het is dat de inventaris getrouw wordt voltooid.
4. Gebruik boekhoudsoftware voor voorraadbeheer van restaurants: ook al kunt u nog steeds met pen en papier rekenen, het is nog steeds van vitaal belang dat u het invoert in software die aansluit op uw verkoop. Het restaurantbedrijf is te complex geworden en de tijd is te kort om te proberen de inventaris bij te houden met een handmatige tool zoals pen en papier. Investeer in goede software en u zult er geen spijt van krijgen.
Zet een op software gebaseerd voorraadbeheersysteem op. Zelfs als u slechts een klein restaurant runt, heeft u ten minste enkele tientallen items in voorraad, en grotere operaties kunnen er gemakkelijk enkele honderden hebben. Het echte gemak van een op software gebaseerd voorraadsysteem is de automatische berekeningsfunctie, en met software kunt u vooraf instellen dat bestellingen op bepaalde voorraadniveaus worden geactiveerd.
5. Gedrag en Spot Check: zodra u een proces voor voorraadbeheer hebt opgezet, moet u de eerste zijn die het proces zelf voltooit. Als uw team vervolgens verantwoordelijk is voor de inventarisatie, controleert u het proces met intervallen waar u het meest vertrouwd mee bent, of het nu eenmaal per maand of eenmaal per kwartaal is. Vergeet niet dat uw inventaris uw verkoop is die nog niet door het register is gebeld, dus houd een oogje in het zeil achter in het huis.
Als het correct wordt beheerd, moet u net genoeg inventaris bij de hand hebben om alles op het menu te kunnen voorbereiden, maar niet te veel dat producten beginnen te bederven. Het kan ook voorkomen dat u of uw personeel wordt "verleid" door die "geweldige aanbiedingen" die uw leveranciers hebben - controleer uw inventaris en gebruik voordat u dat "koopje" koopt.
6. Train uw personeel op inventaris: het inventarisklembord of de software in de handen van zomaar een werknemer duwen en hem of haar terugsturen naar het magazijn is een recept voor een ramp. Voorraadbeheer kan niet volledig op één persoon vallen - vooral in bedrijfsrestaurants of bedrijven met meerdere locaties. Managers en ploegleiders moeten gedetailleerde inventarisrapporten leveren wanneer ze afmelden en het team waarschuwen voor grote storingen of problemen.
Deze verantwoordelijkheid ligt ook bij uw lijnkoks en personeel achterin, die aantekeningen moeten maken van morsen, fouten en rot voedsel wanneer ze het tegenkomen. Uw personeel leren om inventaris-experts of toegewijde wiskundigen te worden, kan moeilijk zijn, maar het is gemakkelijker als u een eenvoudig te gebruiken inventaris-systeem voor uw werknemers opneemt.
Om maximale consistentie en voorraadbetrouwbaarheid te garanderen, moet u twee tot drie toegewijde inventarisafnemers in uw team hebben. Kies een aantal van uw meest gedetailleerd georiënteerde medewerkers en “promoot” hen tot inventarisstatus.
Nadat u uw selecties hebt gemaakt, neemt u de tijd om ze te trainen in correct voorraadbeheer. Kies van daaruit een selectie van uw interne, orderontvangst- en schapdeskundigen om ervoor te zorgen dat de ingevoerde processen naar behoren verlopen.
Zodra uw goed opgeleide groep aan de slag is, kunt u het proces verder verfijnen. Verdeel verschillende voorraadgerelateerde taken over uw belangrijkste medewerkers. Wijs teamleden toe om de volgende inventarisgerelateerde taken uit te voeren:
- Organiseer het magazijn
- Bestellingen ontvangen
- Tel inventaris
- Doe prijsonderzoeken
- Bereken de kosten van verkochte goederen
- Verzend financiële rapporten
Door deze taken toe te wijzen, hebt u zojuist uw eigen lijst met puntpersonen gemaakt om te stellen wanneer u een vraag over beantwoorde voorraad nodig hebt.
7. Volg uw verkoop dagelijks: zelfs als het slechts een vijf minuten durende beoordeling is die leidt tot een wekelijkse diepe duik in uw gegevens, is de beste praktijk om de verkoop van restaurants elke dag te volgen. Wanneer u de verkoop dagelijks controleert in plaats van wekelijks, tweewekelijks of maandelijks, blijft u op de hoogte van de onmiddellijke wijzigingen in uw restaurant, zodat u snel en tijdig aanpassingen kunt maken aan de inventarisplanning van uw restaurant en de leveringen van uw voorzieningen.
Als u bijvoorbeeld een seizoensitem hebt dat u uit uw menu wilt verwijderen, kunt u gemakkelijk zien wanneer het dag in dag uit in de ogen van uw klanten verdwijnt in plaats van het te vroeg of te snel uit uw menu te halen.
Toegegeven, verkooptracering en data-analyse kunnen behoorlijk moeilijk zijn als je niet de juiste technologie hebt. In plaats van alles zelf met een hand uit een inventarisblad te berekenen of je schouders op te halen en te raden op intuïtie, zorg je ervoor dat je rechtstreeks vanuit je verkooppunt toegang hebt tot gegevens. Op deze manier kunt u afwijkingen opsporen en proberen de oorzaak van het verlies te achterhalen.
8. Neem een “Just In Case” -voorraad mee: uw restaurant moet een extra voorraad voorzieningen bijhouden die snel gaan. In geval van nood kunt u deze extra voorzieningen gebruiken om bestellingen uit te voeren en klanten tevreden te stellen. Zorg er wel voor dat je deze 'voor het geval dat'-inventaris regelmatig uitschakelt, zodat het niet slecht wordt tegen de tijd dat je het gaat gebruiken.
9. Begin bij het begin: Begin helemaal opnieuw en bouw niet verder op wat al op de grond staat. Of u nu de nieuwe eigenaar, algemeen manager of keukenmanager van een restaurant bent, u moet uw inventaris verifiëren, zodat u weet waar u aan toe bent.
Voer deze initiële telling zelf uit, zelfs als u van plan bent de verantwoordelijkheid voor voorraadbeheer te delegeren. Er is geen vervanging voor het zien van wat u in uw schappen en in uw koeler heeft als basiskennis voor het beheren van een restaurant en toezicht houden op voorraadbeheer.
10. Stel bedrijfsbeleid op voor voorraadbeheer : zorg ervoor dat nauwkeurige voorraadregistraties worden bijgehouden en dat ten minste één partij specifiek verantwoordelijk is voor voorraadbeheer. Veel restaurants voeren tegenwoordig inventaris uit op een dagelijkse of bijna realtime basis, en bijna allemaal minstens wekelijks.
11. Stel uw voorraadbeheerprocedure in om indien mogelijk twee mensen te betrekken : niet alleen maken twee reeksen ogen het minder waarschijnlijk dat er iets zal worden gemist tijdens het inventariseren, het is ook een goede algemene veiligheids- en anti-verliesmaatregel. Koppelen vermindert fouten en de verleiding om resultaten of zakproducten te manipuleren.
12. Houd uw gebruik bij: bevestig het verwachte gebruik en onderzoek significante afwijkingen. Restaurants kunnen de exacte aantallen bijhouden van elk item op het menu dat elke dag wordt verkocht, en hebben daarom ook een vrij goed idee van welke ingrediënten worden gebruikt en hoe dat moet worden weerspiegeld in de inventaris. Voorraadafwijkingen maken echter deel uit van de horeca.
Soms verpest een werknemer per ongeluk een grote partij voedsel, of treedt bederf op als gevolg van een annulering van een banket of een andere verwachte vraag die niet uitkomt. Aanzienlijke afwijkingen van het verwachte gebruik kunnen echter diefstal vertegenwoordigen en moeten worden onderzocht.
Als u de inventaris voor een groter restaurant beheert, overweeg dan een optisch scanproces met streepjescodes of een inventarisbeheer van radiofrequentie-ID's. Deze systemen automatiseren het inventariscontroleproces verder en maken het voor het management veel eenvoudiger om het gebruik te volgen en verliezen te onderzoeken.
13. Bereid uw verkooppunt voor om uw inventaris bij te houden: Eerst moet u elk ingrediënt invoeren dat in uw voedsel gaat. Je verkoopt misschien cheeseburgers en milkshakes, maar je koopt onder andere rundvlees, kaas, ijs en melk. Definieer minimumniveaus van elk ingrediënt en associeer deze met uw leveranciers.
Wanneer de voorraad opraakt, kan het verkooppunt u hiervan op de hoogte stellen en zelfs een inkooporder genereren om voorraden aan te vullen, klaar om te ondertekenen. Het toevoegen van alle menu-items komt op de tweede plaats, omdat ze gebaseerd zijn op recepten met uw ingrediënten. Door dit op deze manier te doen, kan uw verkooppunt de hoeveelheid van alle ingrediënten in elke maaltijd die u verkoopt automatisch bijwerken.
14. Bereid uw personeel (of uzelf) voor op de inventarisatieroutine: hoewel iedereen op zijn minst bewust moet worden gemaakt van de procedures en verwachtingen, moet u ervoor zorgen dat een of twee mensen hiervoor verantwoordelijk zijn, zoals eerder vermeld.
Zorg voor nog betere resultaten dat het twee mensen zijn die jij niet bent. In ieder geval moet degene die vandaag de inventaris behandelt, ook degene zijn die deze morgen en de volgende dag afhandelt. De behoefte aan consistentie strekt zich ook uit naar het personeel: na verloop van tijd zal de taak sneller en soepeler verlopen als hetzelfde team het elke keer afhandelt.
15. Maak een inventaris op van je omgeving: nu alles op het punt staat te tellen, moet je ze allemaal eerst zelf tellen. Laat maar zitten als je de dag ervoor hebt geteld. Je begint hier een nieuw regime, en het is het beste om helemaal opnieuw te beginnen. U kunt de voorraad direct vanaf uw verkooppunt uitvoeren.
Tel alles wat kan worden geteld. Weeg alles wat gewogen moet worden. Werk alle hoeveelheden bij en sla de wijzigingen op. Dan, en dit is echt belangrijk, laat iemand anders het opnieuw doen. Wanneer al uw nummers overeenkomen, weet u dat u klaar bent.
16. Maak een schema voor handmatige voorraadafname - en volg het dan: het idee van een dagelijkse, handmatige voorraadafname lijkt misschien een verspilling van tijd als je een verkooppunt hebt dat de voorraad bij elke verkoop automatisch bijwerkt, maar verkoop don vertel niet het hele plaatje met inventaris.
Gemorste vloeistoffen, bladgroenten verwelken, vlees kan bederven en maaltijden kunnen door klanten worden teruggestuurd. Het is belangrijk om ingrediënten te controleren en te controleren of de realiteit voldoet aan de verwachtingen. Als u zich aan uw schema houdt, hebt u weken, dan maanden en vervolgens jaren aan gegevens om terug te gaan en te analyseren.
17 . Wat betreft het doen van de handmatige inventarisatie, moeten bederfelijke artikelen dagelijks worden gecontroleerd op kwaliteit, dus u kunt ze net zo goed tellen als u er bent. Niet-bederfelijke artikelen moeten een of twee keer per week worden geteld, afhankelijk van hoe snel je er doorheen gaat. U moet dit altijd doen wanneer u gesloten bent, en bij voorkeur voordat u opent.
Het belangrijkste is dat u zich aan het schema houdt alsof uw bedrijf ervan afhankelijk is. Je kunt het niet uitstellen en het is niet alsof je het de volgende dag twee keer kunt doen om te compenseren. Hoe meer u uw Point of Sale regelmatig, betrouwbare gegevens verstrekt, des te beter uw begrip van uw aankopen en gebruik.
18. Verspil afval (en waarom het gebeurt): zoals eerder vermeld, kan en zal verspilling van tijd tot tijd plaatsvinden, ongeacht hoe goed je het probeert in te perken. Wanneer voedsel echter wordt afgetrokken van uw inventaris, moet u de reden weten. Meestal wordt die reden gevonden in verkooprapporten. Maar wanneer voedsel niet wordt verkocht en toch van de plank wordt gehaald? Dat moet je ook weten.
Terwijl u uw handmatige voorraad neemt, gooit u niet alleen verlopen ingrediënten weg en werkt u uw inventaris bij. Noteer het afval en voeg de reden toe. Hetzelfde moet worden gedaan als er iets morst of een klant iets terugstuurt. Goed voorraadbeheer gaat niet alleen over weten wat u bij de hand hebt. Als je weet wat je hebt verspild, kun je dollartekens aan die verliezen toevoegen en de impact begrijpen. Als je weet waarom je hebt verspild, kun je maatregelen nemen om te voorkomen dat dit opnieuw gebeurt.
19. Zorg ervoor dat de inventaris up-to-date is voordat u bezorgt: wanneer u weet dat u bezorgt, neem dan een nieuwe geverifieerde telling. Dit voorkomt verwarring bij het toevoegen van nieuwe voorraad aan wat al in de schappen ligt.
20. Secties maken: is uw opslag in secties verdeeld? Heb je ruimte voor pasta's, groenten, fruit en kruiden? Als u uw producten en droge goederen vermengt, wordt voorraadbeheer een beetje moeilijker.
Het opsplitsen van uw opslagruimte maakt niet alleen de inventaris minder omslachtig, maar maakt het ook gemakkelijker om personeel te instrueren om iets uit de opslagruimte te halen. In plaats van uw medewerkers op speurtocht te sturen, maakt een duidelijk omschreven sectie voor elk item het gemakkelijk om items op te halen.
21. Groepeer dezelfde items samen: Dozen met bekers tellen is gemakkelijker dan planken of individuele bekers tellen, toch? Maar voor een drukke werknemer die een sapbeker van 16 ounce nodig heeft (en die niet denkt dat die inventariscontrole later in de week komt), lijkt het openen van een nieuwe doos in plaats van te zoeken naar een reeds geopende een de snelste optie. Herinner personeel eraan dat eerst het gebruik van open pakketten essentieel is voor een sneller inventarisatieproces. En vergeet niet te vertellen dat het hun werk uiteindelijk ook gemakkelijker maakt.
U zult waarschijnlijk van tijd tot tijd twee open vakken krijgen, maar als uw personeel het belang van het proces begrijpt, zullen ze twee keer nadenken voordat ze een nieuwe doos ingaan.
22. Maak er een gewoonte van: een stapsgewijs proces verhoogt de voorraadbetrouwbaarheid en verbetert de consistentie tussen verschillende inventarisafnemers. Uw proces moet gedetailleerd aangeven waar de inventarisatie moet beginnen en stoppen. En wat voor één restaurant werkt, werkt niet voor iedereen. Bepaal welke stijl je het beste past. De opties die u kunt gebruiken zijn onder meer:
- Met de klok mee werken en door de kamer bewegen, beginnend met de deur als 12 uur
- Tellen van voor naar achter en van boven naar beneden
- Eerst de koeler tellen en dan naar de droge opslag gaan
U zult ontdekken dat als u een systeem ontwikkelt, uw taak gemakkelijker uit te voeren is. Zodra u uw proces hebt afgebroken, kunt u in één oogopslag zien hoe ver uw medewerkers door het voorraadproces zijn gegaan, gewoon door de opslagruimte te betreden.
23. Stimuleer: doe je al het bovenstaande al en is je inventaris op zijn best nog twijfelachtig nauwkeurig? Ben je het zat om de persoon te berispen die een misstap heeft gemaakt of de verkeerde plank heeft genomen? Als u dat niet bent, is hij of zij waarschijnlijk. Probeer in plaats daarvan positieve versterking te gebruiken. Beloon uw meest betrouwbare en consistente inventarisafnemers.
De stimulans hoeft ook niet altijd in dollars en centen te zijn, geef uw inventarisafnemer een scherp nieuw uniformhemd of beloon werknemers met een uur gratis. U zult waarschijnlijk een toename van enthousiasme en voorraadbetrouwbaarheid zien.
24. Negeer ongebruikte inventaris niet: uw magazijn en voorraadkast moeten dynamische plaatsen zijn. Als dat niet het geval is, is ongebruikte inventaris nutteloos ... neemt ruimte in beslag ... kost u geld. Dus wat je ook doet, negeer het niet. Het inventariseren geeft u een serieus voordeel - de mogelijkheid om daadwerkelijk iets te doen met items waar u teveel van heeft.
Stel dat je 2 zakken zout per week bestelt, zoals uurwerk. In plaats van blindelings de bestelling alleen te plaatsen om op te stapelen in het magazijn, bekijkt u uw inventaris, past u uw bestelling aan en houdt u vast aan meer van uw geld. Wanneer u een aanbodoverschot herkent, snijdt u dat artikel uit uw volgende bestelling ... en houdt u het gesneden totdat u het grootste deel van uw voorraad hebt verbrand.
25. Laat voedselverspilling niet toe: voedselverspilling gebeurt. Maar een van de belangrijkste voordelen van inventarisatie is dat u kunt zien hoeveel u verspilt. Je hebt dan de kans om afval in je restaurant te beteugelen. Geef uw werknemers de mogelijkheid om overtollige ingrediënten in dagelijkse specials te plaatsen. Ze kunnen een actieve rol spelen bij het voorkomen van overbestelling van voedselverspilling door specials te verkopen. Als je merkt dat je een extra geval hebt met kikkerbilletjes, bedenk dan een kikkerbilletje met een voorgerecht om je diners aan te bieden.
In plaats van speciale menu's af te drukken, moeten uw servers de speciale mondelinge opdracht geven aan hongerige klanten. U zult niet alleen anders verspild voedsel goed gebruiken ... U herinnert uw werknemers er ook aan hoeveel het restaurant te verliezen heeft door te veel bestellen.
26. Schat geen hoeveelheden: veel tijd, mensen die het gevoel hebben dat ze 'ervaren' zijn, maken gewoon schattingen in plaats van dat ze daadwerkelijk tellen. Ze kunnen bijvoorbeeld zeggen "dat lijkt op ongeveer 3 dozijn eieren", zonder de dozen daadwerkelijk te openen.
Dit is volkomen onaanvaardbaar. Een geschatte inventaris heeft geen nut voor een manager en voor het restaurant in het algemeen. Als u een Excel-spreadsheet of een handmatige papiertellingsmethode gebruikt ... moet u eigenlijk elk item, elke keer tellen.
Als u de juiste technologie aan uw zijde hebt, kunt u met meer vertrouwen berekende schattingen maken, de mogelijkheid van verkeerde bedragen minimaliseren en toch de financiële cijfers hebben die u nodig hebt.
27. Faal niet om diefstal te onderzoeken: ook al bent u misschien geen Sherlock Holmes, als uw inventaris suggereert dat een werknemer (of misschien twee) steelt, moet u actie ondernemen. Het ongelukkige feit is dat maar liefst 43% van het retailverlies (inclusief de foodservice-industrie) te wijten is aan diefstal van werknemers.
En schokkend, meldt 75% van alle werknemers ooit gestolen te zijn van een werkgever. Dus hoe weet je of een werknemer steelt? Let op verschillen tussen uw kosten van verkochte goederen en uw beschikbare hoeveelheden. Als er een verschil is, betekent dit niet noodzakelijkerwijs dat iemand steelt ... uw koks kunnen gewoon te zwaar zijn met een ingrediënt.
Maar het zou aanvullend onderzoek moeten veroorzaken ... is dit voedselverspilling of is deze diefstal? Natuurlijk, als de items die blijven ontbreken je beste flessen wijn of zelfs je beste stukken vlees zijn, heb je waarschijnlijk een geval van diefstal van werknemers op handen.
Het feit is ... zelfs de beste medewerker is niet immuun voor verleiding. Als u uw werknemers hebt getraind in het belang van inventaris, ziet u mogelijk een bijkomend voordeel: aan uw werknemers laten zien dat het bijhouden van nauwkeurige inventaris een goede manier is om hun baan te behouden.
28. Laat medewerkers inkopen voor inventarisbeheer: u weet hoe belangrijk uw voorraad is ... maar weten uw werknemers dat ook? Als uw personeel niet begrijpt hoe uiterst kritisch inventarisatie is voor de gezondheid van uw restaurant, doen ze misschien niet veel moeite om ervoor te zorgen dat ze het goed hebben.
Neem de tijd om uw werknemers formeel te trainen in inventarisbelang en praktijk. Uw werknemers moeten weten dat nauwkeurige cijfers uw winst kunnen verbeteren. En dat is direct van invloed op het succes van het restaurant en hun werkzekerheid.
29. Plan het regelmatig: wanneer neem je de inventaris op? Als je antwoord tijdens je downtime is, is dat niet goed genoeg. Om ervoor te zorgen dat de inventaris daadwerkelijk gebeurt, moet u een consistente tijd plannen om deze elke week te nemen. Het onderhouden van een regelmatig ingesteld schema verbetert de betrouwbaarheid van uw voorraadaantallen. Omdat u het elke week op hetzelfde punt in de week neemt, zou u consistentie tussen de cijfers moeten zien. Plan inventaris voor de stille tijd tussen lunch en diner om het proces zo pijnloos mogelijk te maken.
30. Volledige inventarisvooraflevering en na een grote levering : als uw magazijn er ongeorganiseerd uitziet, bent u verre van alleen. Zelfs als je overal een plaats voor hebt en alles op zijn plaats is ... zal de bezorgdag hectisch zijn. Als u uw leveringen op donderdag krijgt, maak dan inventarisatie tot een woensdagtaak. Uw inventarisafnemers zullen dit doordachte gebaar waarderen.
31. Voer Spotchecks uit : u kunt niet elk item elke dag tellen. Maar je kunt er van tijd tot tijd een paar uitkiezen om ze te controleren. Selecteer elke week 4 bijzonder dure artikelen ... of een paar artikelen waar je constant bijna leeg lijkt te zijn ... en inventariseer deze producten dagelijks gedurende een week. Spotcontroles zijn met name handig in situaties waarin u al vermoedt dat bepaalde items ontbreken
De informatie die u verzamelt, geeft u een beter idee wanneer de ontbrekende items mogelijk de keuken uit zijn gelopen. Bij het uitvoeren van steekproeven moet u proberen onvoorspelbaar te zijn, zodat uw personeel de specifieke groep items niet kan raden waarvan u probeert een inventaris op te maken.
32. Lock It Up : behandel je inventaris alsof je je geld doet. Omdat het in feite dollars en centen vertegenwoordigt. Houd de betrouwbaarheid van uw inventaris veilig door deze op slot te houden. Met uw inventaris op een beveiligde locatie, kunt u er zeker van zijn dat er niet mee wordt geknoeid en dat uw cijfers net zo betrouwbaar zijn als op de dag dat u ze kreeg.
Wat houd je achter slot en grendel? Items waar u het meest om geeft. Als uw personeel ziet dat u stappen onderneemt om de veiligheid van uw inventaris te waarborgen, weten ze hoeveel u erom geeft ... wat hen kan inspireren om ook een beetje meer te geven.
33. Koop niet te veel : een van de gemakkelijkste manieren om uw restaurant financieel fit te houden, is om uw inventaris te beperken. Maar hoeveel is genoeg? Deze vraag heeft restaurateurs al jaren geplaagd. U wilt niet al uw geld vastleggen in de inventaris of het risico lopen veel geld te verliezen als gevolg van bederf. Maar u wilt ook niet zonder uw populairste producten of duurste eiwitten zitten. Het is raadzaam om uw voorraad op 1, 5 keer uw wekelijkse kosten van verkochte goederen te houden.
34. Automatiseer uw inventaris: er is geen oplossing voor ... u zou uw inventarisatieproces moeten automatiseren. U hebt geen tijd voor bladen voor het bijhouden van papier of handmatige spreadsheets ... vooral als de afgelopen 5 jaar gebruiksvriendelijke, betaalbare restaurant-apps hebben geproduceerd.
Natuurlijk, er zijn veel manieren waarop je inventaris kunt maken. Maar er zijn een paar universele waarheden om te overwegen bij het beslissen welke methode het beste is. Spreadsheets zijn verre van goed in deze moderne tijd. Er is echt geen andere manier om het te zeggen.
Van vervelende handmatige invoer tot tijdrovende formules maken, spreadsheet-gebaseerde inventarisatiemethoden zitten vol met taken waar u simpelweg geen tijd voor hebt. Apps maken uw leven een stuk eenvoudiger en er is een financieel voordeel. Door het inventariseren te automatiseren, kunt u het sneller doen ... u kunt het nauwkeuriger doen ... en u kunt de taak eenvoudig genoeg maken zodat iedereen het kan doen.
Doe uzelf en uw bedrijf een groot plezier, gebruik een app of speciaal ontworpen software om uw inventaris op te maken. De tijdwinst, de eenvoud, het gemak waarmee rapporten worden opgehaald ... al deze functies vragen je af waarom je zo lang hebt gewacht. De moderne restauranthouder hoeft het niet alleen te doen als het gaat om inventarisatie. U kunt de efficiëntie en nauwkeurigheid van uw inventaris verhogen door het juiste proces en de juiste technologie te laten werken.
35. Ontwikkel een systeem en leid al uw personeel op: train al uw personeel erop om ervoor te zorgen dat een restaurantproces altijd groen wordt in uw bedrijf. Ja, het is onwaarschijnlijk dat je je hele personeel nodig hebt voor elke inventariscontrole, maar het idee is dat indien nodig iedereen kan helpen om te helpen. Specifieke inventarisitems variëren van restaurant tot restaurant, maar train uw personeel op deze algemene voorwaarden voor inventarisbeheer:
- Zitinventaris : dit is de hoeveelheid product (of dollars) die u momenteel in huis heeft. Welke stappen u ook gebruikt, of het nu gaat om maten of dollarbedragen, zorg ervoor dat u overal consistent bent.
- Uitputting : dit is de hoeveelheid product (of dollars) die u binnen een bepaald tijdvenster hebt gebruikt. Stel uw vensters in op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse stappen en bereken met behulp van de verkoopgegevens van uw POS-systeem.
- Gebruik : Dit is de hoeveelheid zittende inventaris (of dollars) gedeeld door de gemiddelde uitputting, binnen een ingesteld venster. Dus als je 4 liter saus in je zitinventaris hebt en je uitputtingpercentage is een gallon per week, is het gebruik van de saus 4 weken.
- Variantie : dit is in wezen het verschil tussen uw theoretisch gebruik (meestal “berekend” door uw POS) en uw werkelijke gebruik. Dus als u rundvleesgebruik in een week op $ 100 registreert en uw POS $ 90 'voorspelde', is uw variantie $ 90 (theoretisch) - $ 100 (feitelijk) = - $ 10 of -10%.
- Opbrengst : dit is het percentage van een product dat daadwerkelijk wordt verwerkt in de verkoop versus het theoretische bedrag dat volgens de POS had moeten worden gebruikt. Bereken de opbrengst door uw theoretisch gebruik te nemen en te delen door de werkelijke. In het laatste voorbeeld: het theoretische gebruik is $ 90 en het werkelijke gebruik $ 100 of $ 90 (theoretisch) / $ 100 (actueel) = $ 0, 90 of 90%
36. Beheer de inventaris regelmatig en consistent: inventariseren is geen karwei, dus behandel het niet als een! De gegevens die u verzamelt van uw voorraadbeheerinspanningen bepalen uw menu en uiteindelijk de toekomstige strategie van uw hele restaurant. Alles wat u doet: wees proactief, regelmatig en wacht niet tot u bijna geen antwoord meer heeft.
Neem uw inventaris altijd rond dezelfde tijd van de dag en rond dezelfde tijd van de week op. Als je dat niet doet, zullen kleine inconsistenties het tussen de sessies uitwerpen. Als u de ene maand 's ochtends inventariseert en de volgende avond' s avonds, vindt u inconsistenties in de gegevens. Door elke week op dezelfde tijd inventarisatie uit te voeren, zorgt u ervoor dat uw gegevens zo nauwkeurig en betrouwbaar mogelijk zijn.
37. Voer een First in First out (FIFO) mentaliteit uit: FIFO staat voor "first in first out". Het heeft geen zin om nieuwe items te gebruiken om te koken als er nog wat over is. FIFO suggereert dat je het oudere voedsel eerst in je inventaris gebruikt, zodat er niets misgaat.
Deze vier letters vormen de gouden standaard voor al het voorraadbeheer van restaurants en zorgen ervoor dat u bezuinigt op uw zitinventaris. Om een effectieve FIFO-strategie te gebruiken, labelt u al uw voedsel met de datum waarop u het heeft ontvangen en de datum waarop het verloopt. Gebruik die voedingsmiddelen die het snelst voor de andere voedingsmiddelen zullen vervallen en waakzaam over wat er opraakt.
38. Neem inventaris op nadat het restaurant is gesloten of voordat het wordt geopend: u kunt geen nauwkeurige inventaris opnemen terwijl goederen worden verkocht. Welke tijd u ook kiest, blijf erbij. Als u altijd op dinsdag inventariseert, maar soms doet u het 's nachts en soms' s ochtends, dan zijn er schommelingen in de resultaten van week tot week.
39. Ruim uw voorraadgebieden op en organiseer ze voordat u de inventaris opmaakt : gooi items weg die zijn verlopen, verplaats vergelijkbare items naar dezelfde plank en ruim in het algemeen op.
- Als u weegschalen gebruikt om inventaris te wegen en porties te meten, kalibreer ze dan wekelijks.
- Standaardiseer wat uw eenheidskosten zijn. De prijs van veel items (zoals rundergehakt) verandert van week tot week. Gebruik de laatste betaalde prijs als standaard. Het is het gemakkelijkst te vinden en te onthouden
40. Beheer van grondstoffen: het slim beheren van de inventaris is essentieel om verspilling te voorkomen. Gebruik deze punten om ervoor te zorgen dat uw voorraad efficiënt wordt gebruikt.
- Probeer een minimale voorraadaanpak te hanteren voor uw restaurantinventaris, vooral in het geval van bederfelijke waren.
- Ook helpt bestellen alleen wanneer dat nodig is verspilling te voorkomen.
41. Receptbeheer en kostenberekening : standaardisatie en beheer van recepturen zijn essentieel voor goed voorraadbeheer, omdat het helpt bij het beperken van voedselkosten. In een standaardrecept wordt de hoeveelheid van elk te gebruiken ingrediënt gespecificeerd; daarom kan het voorraadbeheersysteem eenvoudig het aantal dagen beoordelen dat de resterende voorraad zal duren. Willekeurig gebruik van ingrediënten leidt tot een onbalans in de voorraad en zorgt ervoor dat de voorraad voor tijd opdroogt.
Voer uw recepten in de POS-software in om het gebruik van grondstoffen met betrekking tot de verkoop te beoordelen. Dit leidt tot een lagere pelferage in het restaurant. Voor grotere ketens helpt het om de smaak van de gerechten te garanderen, omdat de recepten over de verkooppunten hetzelfde zijn. U kunt ook een schatting krijgen van hoeveel het bereiden van een gerecht u zou kosten met behulp van de functie voor receptkosten.
U hoeft alleen het recept in te voeren samen met de portie van elk ingrediënt, en het restaurantinventarisbeheersysteem geeft u de voedselkosten voor dat gerecht. Dit helpt u verder bij het bepalen van de verkoopprijs van dat product. Idealiter zouden de voedselkosten 30% van de menuprijs of verkoopprijs moeten bedragen.
42. Houdbaarheidbeheer : Houdbaarheidbeheer is een integraal onderdeel van voorraadbeheer voor restaurants. Elk item in de inventaris heeft een specifieke houdbaarheid. Sommige items zoals rijst kunnen jaren meegaan, terwijl sommige, zoals groenten, zeer snel kunnen bederven.
Daarom is het beheren van de houdbaarheid van bederfelijke goederen essentieel. Voor elk van de items in de inventaris kunt u opgeven hoelang ze kunnen worden bewaard en vervolgens gebruikt, voordat ze worden verwend. Als de artikelen in die periode als gevolg van een trage verkoop of een andere reden niet zijn gebruikt, krijgt u een melding dat ze zijn bedorven en niet mogen worden gebruikt voor het bereiden van gerechten.
43. Rapportage en analyse : rapportage en analyse is nog een ander belangrijk kenmerk van het inventarisbeheer van restaurants dat helpt bij restaurantactiviteiten. De verkooprapporten en het gebruik van grondstoffen helpen bij het voorspellen en maken van toekomstige plannen. Winst- en verliesrapporten worden gegenereerd afhankelijk van de voorraadverkoop en consumptie. Deze functie helpt u verder;
- Analyseer voorraadtrends - U kunt de voorraadtrends analyseren om weloverwogen beslissingen te nemen, zoals het menu. Gedetailleerde rapporten op basis van de consumptie van elke voorraad geven inzicht in welk ingrediënt het meest populair is en meer in de recepten moet worden gebruikt.
- Houd de voorraad bij en houd de nauwkeurigheid bij - Een nauwkeurige lijst van de beschikbare benodigdheden helpt u het dagelijkse en wekelijkse gebruik bij te houden
- Stel uw voorspelling nauwkeurig af. Nauwkeurige voorspellingen zijn van vitaal belang. Uw verwachte verkoopberekeningen moeten gebaseerd zijn op factoren zoals historische verkoopcijfers
44. Gebruik cloudgebaseerde voorraadbeheersoftware : zoek naar software met realtime verkoopanalyses. Zoek naar software die rechtstreeks aansluit op uw verkooppunt, zodat uw voorraadniveaus automatisch worden aangepast telkens wanneer u een verkoop doet. Ontvang dagelijks e-mails met voorraadwaarschuwingen, zodat u altijd weet welke artikelen laag of niet op voorraad zijn, zodat u meer op tijd kunt bestellen.
45. Koppel kwaliteitscontrole aan voorraadbeheer: werknemers moeten voorzien zijn van checklists en / of computersystemen die hen kunnen helpen bij het volgen van de juiste procedures bij het controleren van de goederen die zij ontvangen. Alle goederen moeten worden onderzocht op tekenen van schade, inclusief lekken, scheuren of verbroken zegels; discrepanties in beschrijvingen - productkleuren, stijlen en maten moeten identiek zijn aan inkooporders; en prijzen en verkoopvoorwaarden. Als de productkwaliteit lager is dan afgesproken, moet het artikel aan de leverancier worden geretourneerd. Deze maatregel voorkomt ook onnodige toename van de voorraadniveaus.
46. Onderzoek uw veiligheidsvoorraad opnieuw: soms vragen restaurantmanagers zich af over de hoeveelheid voorraad dat hun voorraadkast niet onder mag vallen. Het eenvoudige antwoord is nul. Veiligheidsvoorraden zijn alleen nuttig als ze worden gebruikt. Het hele punt van veiligheidsvoorraad is bescherming bieden tegen verwachte variaties in vraag en aanbod.
Als u nooit uw veiligheidsvoorraad gebruikt, hebt u teveel. Gemiddeld moet u de helft van de tijd dat de aanvulling beschikbaar is onder het niveau van de veiligheidsvoorraad zijn en daarboven de andere helft. Als dit niet het geval is, moet u opnieuw onderzoeken welke producten u op elke locatie bewaart om het meeste uit uw voorraaddollar te halen.
47. Plan uw opslagruimte: Elke centimeter van de voorraadkast moet worden gepland om de opslagruimte te maximaliseren. Het is een van de beste methoden voor voorraadbeheer die zonder veel kosten kan worden geïmplementeerd. De ruimte moet zo worden ingericht dat goederen snel en soepel kunnen worden vervoerd. Er moet ook voldoende ruimte zijn voor mensen om zich te verplaatsen.
Eindelijk moet u geobsedeerd zijn door uw gegevens. Als u al deze stappen volgt, zult u merken dat u grip krijgt op uw bedrijf zoals nooit tevoren. U kunt uw verbruik vergelijken met wat u voorspelt en uw aankopen dienovereenkomstig aanpassen.
Je zult weten wat er binnenkomt, wat er op weg is, wat verspild is, wie het verspild heeft - de lijst gaat maar door. Wanneer u in realtime geobsedeerd bent door uw gegevens, hebt u een beter idee van hoe uw bedrijf werkt, wat het u kost en hoe u geld kunt besparen.
In feite brengt de hele inventarisatie als geheel u dichter bij uw bedrijf. De voorraadstroom vanaf de bezorgdeur helemaal naar de maag van uw klanten wordt een duidelijk beeld en u zult gewapend zijn met de gegevens om dat zo te houden. Het hebben van goede software helpt, maar je moet je ervoor inzetten. Het eten in je keuken wacht op inkomsten, maar het is ook een uitgave waar je al voor hebt betaald. Vergeet het niet.